Порядок оформления и рассмотрения письменных обращений регламентирован Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».
В своем письменном обращении гражданин в обязательном порядке должен указать наименование органа, в который направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо его должность, а также свои фамилию, имя, отчество, почтовый адрес или электронный адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, изложить суть предложения, заявления или жалобы, поставить личную подпись и дату.
В случае если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, или адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.
Без разрешения может быть оставлено обращение, если по содержанию оно лишено смысла или в материалах проверки имеется решение суда о признании заявителя недееспособным в связи с наличием у него психического заболевания.
Обращение может быть направлено по почте, телеграфу, факсимильной связи, информационным системам общего пользования (электронная почта), через ящик для заявлений и обращений, а также путем подачи на личном приеме.
Письменные обращения подлежат обязательной регистрации в течение 3 дней с момента поступления в органы прокуратуры. Обращения, в которых отсутствуют сведения, достаточные для их разрешения, в 7-дневный срок возвращаются заявителям с предложением восполнить недостающие данные, а при необходимости с разъяснением, куда им для этого следует обратиться.
Разрешаются обращения в течение 30 дней со дня их регистрации. В случае необходимости проведения дополнительной проверки, запроса материалов, срок проверки может быть продлен, но не более чем на 30 дней. В таких случаях автору обращения направляется соответствующее уведомление с указанием причин задержки и характере принимаемых мер.
В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на него не дается и оно не подлежит направлению в иные государственные органы, об этом в 7-дневный срок сообщается автору обращения, если его фамилия и адрес поддаются прочтению.
Обращение, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью, имуществу должностного лица или членов его семьи, может быть оставлено без ответа по существу с уведомлением заявителя о недопустимости злоупотребления предоставленным ему законом правом обращения с жалобой.